YU2TA7KA's BLOG

派生開発、組み込み開発周りのこと。

図示を用いたコミュニケーション

はじめに

日々仕事における報告・連絡・相談などにおいては、相手にその報連相の内容を理解してもらい期待するアクションをもらう必要があります。その際に自分の考えを明文化する必要がありますが、伝える際にはなるべく図を用いるべきだと私は考えています。
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問題提起

報連相をする時のステップとして、報連相の内容が発生する→伝える内容を明文化する→文を用いて相手に伝える→相手からアクションをもらう、というフローが考えられます。そして、文を用いて相手に伝えるのが口頭となる時があります(ex.メールをしても返信がない時)。しかし、口頭のやりとりでは、その場ではわかったように感じても、後から考え直すと不明点が残ったり結局よくわからなかった、ということが私にはあります。

対策

問題の原因として、私の伝え方が悪いということが考えられます。そして、その対応として自分の考えを図に示す、ということをするようにしています。報連相の内容を一度明文化し、それを図示します。そして、その図を用いてやりとりする方が、いろいろ捗っています。
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図を用いるコミュニケーションのメリットは以下だと考えています。
・文面よりも図の方が、相手がとっつきやすく、聞く体制になってくれる。
・図に対して、不足点を指摘し、その場で追記できる。
・後に、再度議論になった場合も、その図を示すことでスムーズに議論再開できる。
また、図にすること自体にも以下メリットがあると考えています。
・明文化した内容をさらに整理することができる。
・明文化しきれていない前提条件なども図の中の情報に組み込むことができる。

おわりに

最近はいろいろな立場の人と、自分の立場を意識して、コミュニケーションする必要が多く、いろいろ悩んでいます。その時のコミュニケーション潤滑剤の一つとして図があると感じていて、その内容をまとめました。